Fundamentação: Decreto 9235/17, Portarias 315/18, 330/18, 1095/18, 554/19 E Portaria 332/2020, publicados pelo Ministério da Educação

 

O que é Secretaria acadêmica digital?

A implantação ou criação da secretaria acadêmica é o processo de transformar seu acervo físico em acervo digital, através da elaboração de processos virtuais, que permitam a organização e o gerenciamento de documentos da instituição.

Todos os documentos da IES podem ser arquivados de forma virtual, integrando todos os departamentos da instituição em um único local, acabando assim, com a necessidade de arquivar papéis e mais papéis.

Com o processo digital, alunos, docentes e colaboradores poderão ter acesso rápido e seguro aos documentos que lhe são pertinentes.

Por exemplo, um estudante que queira ter acesso ao seu contrato de matrícula, pode requisitar dentro do portal do aluno e receber o arquivo de forma digital, sem que haja a necessidade do funcionário recorrer ao documento físico, ganhando tempo e agilidade no processo.

Por que as IES precisam desse sistema em seus processos?

A portaria 315/2018, do MEC exige que universidades e outras instituições de ensino superior digitalizem todos os documentos físicos de seu acervo acadêmico, de forma que garanta integridade, confiabilidade, autenticidade e durabilidade, pois os arquivos digitais terão valor jurídico.

O prazo de implementação foi prorrogado por mais 2 anos, através da Portaria 332 de 13 de março de 2020, passando de março de 2020 para março de 2022.

Além da obrigatoriedade a implantação da Secretaria Acadêmica Digital, traz competitividade, comodidade e maior capacidade produtiva para a IES

Até 2022, o Brasil terá mais alunos do ensino superior estudando em modelo EAD do que presencial (pesquisa realizada pela ABMES).

Por isso, é essencial para a IES que ela tenha bons processos digitais, que realmente funcionem e atendem às necessidades dos seus alunos, docentes e colaboradores.

Vantagens de digitalizar o acervo acadêmico

• Adequação à legislação do MEC
• Agilidade de atendimento ao aluno de forma virtual
• Aumento da produtividade de colaboradores
• Acesso fácil e seguro de documentos
• Emissão de Diplomas Digitais
• Otimização do fluxo de trabalho
• Menor custo com armazenamento e organização de documentos físicos
• Dispensa o uso de papéis, com ganhos ecológicos

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A Lei 13.787 de 27 de dezembro de 2018, estabelece regulamentações a respeito da digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de pacientes, que juntamente com a Lei 13.709 de 14 de agosto de 2018, dispõe sobre a Proteção de Dados Pessoais, e que tem como objetivo proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade.

Qual o impacto da nova lei nas Instituições Hospitalares?

A nova lei possibilita a eliminação do prontuário físico em papel, desde que ele seja digitalizado por processo seguro, que garanta sua integridade, autenticidade e confidencialidade. O que é garantido com o uso do Certificado Digital.

A nova lei estabelece ainda que os documentos originais poderão ser destruídos após sua digitalização e análise obrigatória da comissão permanente de prontuários e avaliação de documentos criada especificamente para essa finalidade.

A nova lei dispõe ainda sobre os prontuários eletrônicos do paciente PEP.